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追手門学院大学校友会事務局
〒567-8502
大阪府茨木市西安威2丁目1番15号
TEL.072-643-6135
FAX.072-643-6099
e-mail:info@ogu-koyukai.com

 

 
校友会会則

  1. 会則 
  2. 慶弔規程 
  3. 評議員選出細則
  4. 個人情報取扱いマニュアル
  5. 個人情報の開示・訂正等の申請書
  6. 会員名簿管理規程

追手門学院大学校友会会則  (1975年4月1日制定)

第1章 名称及び所在
第1条 本会は、追手門学院大学校友会と称する。ただし、将軍山会と呼ぶことができる。
第2条 本会は、事務所を追手門学院大学内に置く。

第2章 組織及び目的
第3条 本会は、追手門学院大学及び大学院出身者とその関係者(教職員)をもって組織する。
第4条 本会は、会員相互の親睦を厚くし、母校との関係を密にし、母校の発展に寄与することを目的とする。 

第3章 会員
第5条 本会の会員を分けて、特別会員と正会員とする。
1.特別会員は、現在及び旧教職員
2.正会員は、卒業者
第6条 正会員は、所定の終身会費を納入しなければならない。
第7条 本会会員は、移転・転勤その他身分上に異動を生じた時及び会員の死亡を知った時は、速やかに本会に通知しなければならない。

第4章 役員及び役員会
第8条 本会に次の役員を置く。
1.会長
2.副会長 若干名
3.常任理事会議長
4.常任理事 若干名
5.理事 若干名
6.評議員 若干名
7.監事 若干名
第9条 役員の選出及び任務は次の通りとする。
1.会長は理事会で選出され、会を代表する。
2.副会長は、会長が理事中により委嘱し、会長を補佐し会長が事故あるときはその代理をする。
3.常任理事会議長は、常任理事中により互選し、常任理事会・理事会を統轄し、その決定事項を発動し本会の会務一切に責任を持つ。
4.常任理事は、理事中より互選し理事会の決定事項を執行し、また本会の事務を分担処理する。
5.理事は、評議員中より互選し、本会の会務を決定する。
6.評議員は、正会員中各卒業年度・各学部より所定の選挙方法によって若干名を選出し会務の協議に当たる。
7.監事は、正会員中より理事会が選出し、本会会計の監査を行う。
第10条 役員の任期は4年とし、再任を防げない。
第11条 役員会は必要に応じ次の通りこれを開き、本会の要務を協議する。
1.常任理事会
2.理事会
3.評議員会
4.合同役員会
5.委員会
第12条 本会は、必要に応じ名誉会長・顧問又は相談役を理事会の推薦により置くことができる。
第13条 本会は、理事会の承認を得て支部を設けることができる。

第5章 事業
第14条 本会は、第4条の目的を達成するために次の事業を行う。
1.総会は、本会の理事会が必要と認めたときに開くことができる。
2.会報を発行して会員に頒つ。
3.その他本会発展のための事業

第6章 会計
第15条 本会の会計年度は、4月1日より始まり3月末日に終る。
第16条 本会の収支決算は、翌会計年度の4月末までに会計監査を行い、理事会の承認を得て会員に報告する。
第17条 本会の資産は会長が管理する。
第18条 本会の維持隆盛を目的とする会員及び有志の金品寄付はこれを受理する。

第7章 事務局
第19条 本会の任務を遂行するために事務局を置く。
1.事務局長は、理事会の承認を得て、会長が委嘱する。
2.事務局に、職員を置くことができる。
3.職員は、有給とすることができる。

第8章 附則
第20条 本会に次の帳簿を備える。
1.会員名簿
2.会計簿
3.終身会費徴収原簿
4.備品原簿
5.文書綴
6.その他必要な帳簿
第21条 本会評議員選出の方法及び細則は別に定める。
第22条 本会は、必要に応じて地域に支部を置くことができる。支部の設置については第13条による。
第23条 中途退学者も希望により会員の推薦を得て、正会員になることができる。
第24条 この会則は必要が生じたとき、理事会出席者の3分の2以上の承認を得て改正変更できる。
第25条 この改正会則は平成12年4月1日より発効する。

追手門学院大学校友会慶弔規程  (制定 2014年1月19日)

第1条 (目的)
この規程は、追手門学院大学校友会会員の慶弔について定めるものとする。

第2条 (定義)
会員とは、会則第5条に定める正会員および特別会員とする。

第3条 (慶事)
会員に次の慶事の連絡があったときは、校友会長名で別表の通り慶賀の意を表す。
(1) 会員が結婚したとき。
(2) 会員に叙勲等表彰があったとき。
(3) その他、会長が特に必要と認めたとき。

第4条 (弔事)
会員に次の弔事の連絡があったときは、校友会長名で別表の通り弔意を表す。
(1) 会員が死亡したとき。
(2) 会員の配偶者、実父母が死亡したとき。
(3) その他、会長が特に必要と認めたとき。

第5条 (期限)
慶弔の取り扱いは、事実の発生後1カ月以内とする。

第6条 (その他)
この規程に定めのない事項で、緊急に考慮する必要が生じたときは、会長の決定によ  り処理し理事会に報告する。

第7条 (改正)
この規程の改廃は、理事会の議決による。

付則 
この規程は、平成26年(2014年)1月19日から施行する。

別表

慶事

方法

備考

(1)会員の結婚

会長名で祝電

会員が支部の会員であるときは、併せて支部長名で祝電を打つことができる。

(2)会員の叙勲等表彰

(3)その他

会長の判断による。

 

弔事

方法

備考

(1)会員の死亡

特別会員の死亡

会長名で弔電

会長名で弔電
供花

会員が支部の会員であるときは、併せて支部長名で弔電を打つことができる。

       

(2) 会員の配偶者・実父母の死亡

会長名で弔電

(3)その他

会長の判断による。

 

追手門学院大学校友会評議員選出細則

本会評議員の選出について、本会会則の第21条に従って、ここに選出細則を定める。  

第1章 1号評議員の選出 

[選挙権者と被選挙権者の範囲]
第1条 本会の活動の基盤となる1号評議員選挙については、会員の推挙推薦によって、1号評議員候補者を選び、会員の同意を得て決定するものとする。

第2条 本会会員中、正会員のみが本会1号評議員の推挙推薦権(1名)を持つ。

第3条 本会会員中、正会員のみが本会1号評議員候補者として、本会会員の推挙推薦権者より、推挙推薦を受けることができる。

第4条 前条の本会1号評議員候補者の内、次に該当する会員は、本会正会員より推挙推薦があったとしても本会1号評議員候補者としての資格を失う。
(1)本会終身会費を納めていない会員
(2)選挙管理委員会が評議員としてふさわしくないと判断し、それを理事会が了承した会員

[選挙管理委員会]
第5条 本会1号評議員選出に際しては、選挙管理委員会を設置する。

第6条 選挙管理委員長は、正会員中より会長が委嘱する。選挙管理委員長には、被選挙権はない。

第7条 選挙管理委員会委員(3名以上)は、常任理事会が推薦し、理事会の承認を必要とする。

第8条 選挙管理委員会は、本会正会員からの1号評議員候補者の推挙推薦に関しては、公正かつ厳正に事務を行う。

第9条 選挙管理委員会は、選挙の中身を公開する。但し、会員の人権に関わる内容については公開しない。

[選挙方法]
第10条 本会正会員は、「1号評議員候補者推挙推薦書」別紙様式に則り、所定の項目に記入の上、捺印し、封筒に入れ、所定の期日までに選挙管理委員会宛に郵送する。郵送以外の方法による推挙推薦は認めない。

第11条 選挙管理委員会は、期日を定めて、次の事を行う。
(1)本会正会員から、郵送されてきた「1号評議員候補者選出推薦書」に記載されている事項を検証して、1号評議員候補者一覧表を作成する。
(2)本細則第4条による1号評議員候補者に、本会1号評議員の推薦を受けるかどうかについて、「1号評議員推薦承諾書」を送り、就任の意思の問い合わせを行う。なお、本会ホームページに公示することを拒否する者は、1号評議員候補の資格を失う。
(3)1号評議員候補者一覧表を、本会ホームページに公示する。また、定められた期日までに意義申立ての受付を行う。
(4)前項3の結果を、速やかに本会理事会に報告を行う。

第12条 前条の取り扱いを総て終了した段階で、選挙管理委員会は1号評議員候補者に対し、「1号評議員就任書」を送り、その結果を会員に告知する。

第2章 2号評議員の選出

[選出権者と被選出権者の範囲]
第13条 本会の活動の基盤となる評議員を1号評議員選挙にて各卒業期から、1学部数1名以上を選出することが出来なかった卒業期において、この選出方法に従い2号評議員の補充を行う。なお、選出権者は各卒業期に1名以上が就任出来るように努力を要する。

第14条 1号評議員のみが、2号評議員の推挙推薦権(複数可)を持つ。なお、推挙推薦を行う場合には別紙様式にて期日までに行うことが出来る。
@毎年卒業生を選出するために、年1回、5月末までに選出を終えなくてはならない。

第15条 本会会員中、正会員のみが本会2号評議員として、推薦を受けることができる。

第16条 前条の本会2号評議員の内、次に該当する会員は、本会理事会より推薦があったとしても本会2号評議員としての資格を失う。
@本会終身会費を納めていない会員
A選出管理委員会が評議員としてふさわしくないと判断し、それを理事会が了承した会員

[選出管理委員会]
第17条 選出管理委員会委員(3名以上)は、1号評議員の中から常任理事会が推薦し、別に選出管理委員長は、会長が委嘱する。なお、理事会の承認を必要とする。

[選出方法]
第18条 選出管理委員会は、卒業期空席名簿一覧表を作成し、1号評議員に告知する。また、期日を定めて推挙推薦を受け付ける。
(1)各卒業期において、2号評議員の推薦者人数が学部数を上回った場合には、全体  の役員構成員を見据えて選出管理委員会にて順位を付けて調整を行う。
(2)2号評議員候補者に、本会評議員の資 格を受けるかどうかについて、順位に基づき「2号評議員推薦承諾書」を送り、問い合わせを行う。受諾を拒否され たときは、2号評議員候補者一覧表から削除する。なお、繰り上げが出来る場合には繰り上げて送付する。
(3)2号評議員候補者は、理事会での承認の上、1号評議員会を招集し、2号評議員就任の報告を行う。

第19条 前条の取り扱いを総て終了した段階で、選出管理委員会は2号評議員候補者に対し、「評議員就任書」を送り、
その結果を会員に告知する。

第20条 2号評議員の任期は、1号評議員の残任期間と同じとする。

第21条 2号評議員は、1号評議員と同じ責務を有する。

附則
1.この細則は平成8年(1996年)6月30日の本会理事会で決定し、同年9月1日より施行する。
2.この細則の変更は、本会理事会の3分の2以上の同意を得なければならない。
3.この細則は平成20年(2008年)8月31日の本理事会で決定し、同年9月1日より施行する。
4.平成25年(2013年)4月に選出された評議員は1号評議員とする。
5.この細則は平成26年(2014年)1月19日の本理事会で決定し、同年1月19日より施行する。

 

個人情報取扱いマニュアル (2011年7月17日制定)

第一条(目的)
当該マニュアルは追手門学院大学校友会(以下、大学校友会)において住所変更等の個人情報の取扱いにおいて適切な対応をするために定めるものとする。

第二条(開示等請求)
  追手門学院大学卒業生(以下、大学卒業生)は大学校友会に対して様式01により申し出をすることにより、申出者個人の個人情報を開示・訂正・利用停止・消去等(以下、開示等)を個人情報保護法に基づき適切に処理しなければならない。

第三条(通知)
  大学校友会は大学卒業生より第二条に定める申出があった場合は20日以内に開示等の完了通知(それぞれ様式02~05)を発行しなければならない。

第四条(身元確認)
  大学校友会は第二条の開示等請求があった場合は自動車運転免許証等の写真入り身分証明書の添付を義務付けることができる。

第五条(第三者からの開示等請求)
  大学校友会の保有する個人情報は申請者と同名義以外のものは開示をしないものとする。ただし、刑事訴訟法等法令で定める場合、大学卒業生の死亡、同窓会を開催する目的などで大学校友会による一定の審査をへたのちに開示等をする場合がある。この場合は第六条にかかわらず、初回より実費を請求することができる。

第六条(手数料)
  大学校友会は当該申出者からの開示等請求に対して処理する場合は1人あたり1年間に3回に限り、手数料を請求しないものとする。3回を超える場合は1回に付き千円を請求することができる。

第七条(文書保管期限)
  大学卒業生から請求された申請書及び大学校友会から発行した文書の控えを処理終了日から7年間保管するものとする。

以上

追手門学院大学校友会が保有する個人情報の開示・訂正等の申請書について

 大学校友会が保有する個人情報は、大学の卒業生からの請求等があった場合は必要な手続きを経て開示等をいたします。
下記、各種請求書でご請求ください。校友会に請求書が到達後、すみやかに、ご通知を申し上げます。また、大学校友会が保有する個人情報の訂正等(変更・追加・削除)・利用停止・消去等の請求は下記、各種書類にご記入の上ご請求ください。

個人情報取扱変更等申請書 (様式01)
個人情報の開示請求に関するご通知 (様式02)
個人情報の訂正請求に関するご通知  (様式03)
個人情報の利用停止・復帰に関するご通知(様式04)
個人情報の消去に関するご通知 (様式05)
資料借用書 (様式06)

以上

会員名簿管理規程

第1条【総則】
1、本規則は、追手門学院大学校友会(以下「本会」と称する)会則第20条第1号に定める本会が管理する名簿(以下「名簿」と称する)に関して定める。
2、名簿は、本会会員(以下「会員」と称する)共有の財産であり、崇高な精神のもとに信義かつ誠実に、これを取り扱うものとする。
3、校友会事務局は、本会会長 (以下「会長」と称する)の命を受け、会員情報の収集・管理・提供を行う。

第2条【名簿の種類】
1、名簿とは、会員の個人情報を記載したものをいう。
2、 名簿には、原簿と公開名簿を有する。
3、 原簿とは、本会が会員の状況把握のために必要とする情報をすべてデジタルデーターで管理したものである。
4、公開名簿とは、平成17年4月より、「個人情報の保護に関する法律」が全面施行される以前に編集販売したものである。

第3条【原簿】
1、原簿には、次の項目を記載する。
(1)氏名(変更後の氏名を含む)
(2)住所(郵便番号)および電話番号
(3)卒業年度
(4)卒業学部 学科 ゼミ クラブ名
(5)勤務先および電話番号
(6)その他理事会が必要と認めた事項
2、原簿は、会長が管理する。
3、校友会事務局は、第1項の記載項目が遺漏なく原簿に記載されるように努めなければならない。
4、原簿の記載事項の変更は、校友会事務局が速やかに行わなければならない。
(1)校友会事務局は、情報修正の連絡を受けたときは、修正申立人の氏名等を確認し、真否を確認の上修正を行わなければならない。
(2)会員の死亡に伴う情報の修正は、身内親族への問い合わせ等特に慎重に行わなければならない。校友会事務局は、会員の死亡を確認した場合、その旨を補記する。
(3)校友会事務局は、会員の所在を確認できない場合、その旨を補記する。
5、会長及び校友会事務局は、1年に1回原簿の管理状況を確認しなければならない。
6、校友会事務局は、原簿作成過程で収集したいかなる情報も第三者に提供してはならない。
7、原簿の管理に関する費用は、下記のものとし、本会より支出する。
(1)調査・連絡のための費用
(2)管理用機材(コンピューター)に関する費用
(3)記録媒体の費用
(4)上記にかかわる外注を含めた一切の経費
  8、情報の非公開を希望する会員は、校友会事務局に文書で告知することにより、第1項の項目の一部または全部を会長の承認を得て公開時に非公開とすることができる。

第4条【名簿の利用】
1、名簿の作成および貸与は、同窓会の開催など目的が明確な場合に限り、会員からの所定の書面による請求に基づき総務委員長にて精査し、会長が承認する。
2、名簿の作成に関する費用は、請求者である会員が負担するものとし、その額は理事会において決定する。
(1)編集および作成に関する費用
(2)通信費等
3、名簿は利用目的の終了後、速やかに当該名簿を本会に返却しなければならない。

第5条【制限】
1、 会員は、名簿の利用時に得た情報を、利用目的以外の第三者に漏洩してはならない。
2、会員は、名簿の利用時に得た情報を、本会の目的に反する用途に使用してはならない。
3、会員は、名簿の利用時に得た情報を一切複製してはならない。
4、会員が、本条に違反した場合は、本会は会員のプライバシーの保護のため、法的手段をもって対処する。
5、会員が、本条に違反し、第三者に損害が生じた場合でも、本会はその責めを負わない。

第6条【会員の情報提供】
会員は、原簿記載事項に変更が生じた場合、速やかに校友会事務局に通知しなければならない。
第7条【著作権】
名簿等に関する著作権は、本会に帰属する。

第8条【その他】
本規程の改廃は、理事会において決定する。

附 則
1、本規則は、平成23年12月10日理事会にて承認された。
2、本規則は、平成23年12月10日から施行する。

 

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